Verbesserung der Arbeitsproduktivität

Der Erfolg eines Unternehmens hängt vor allem von der Arbeit der Mitarbeitenden zusammen. Wenn die Produktivität allerdings sinkt, kann das möglicherweise fatale Auswirkungen auf das Unternehmen und eventuell auch auf die Produktion im Unternehmen haben. Deswegen haben wir uns ausführlich darüber informiert, welche Gründe es haben könnte, dass die Arbeitsproduktivität der Mitarbeitenden sinkt und wie dieses Problem behoben werden kann. Kommunikation ist dabei der ausschlaggebende Punkt, um die Produktivität und die Arbeitsleistung der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten.

Wie wird Arbeitsproduktivität definiert?

Viele kennen die Formel für die Berechnung der Arbeitsproduktivität aus der Wirtschaftswissenschaft. Wir möchten uns allerdings auf die allgemeine Definition beschränken. Allgemein gesagt drückt die Arbeitsproduktivität die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters in einem vorgegebenen Zeitraum aus. Dieser Zeitraum ist vom Unternehmen frei wählbar. Diese Periode kann also von Stunden, Tagen und Wochen bis hin zu Monaten oder Jahren reichen.

Gründe, wieso die Arbeitsproduktivität zurückgehen kann

Wenn man also bemerkt, dass die Arbeitsproduktivität über einen bestimmten Zeitraum sinkt, muss man zwangsläufig nach den Ursachen suchen. Dazu sollte man sich erst einmal einige Fragen stellen, wie z.B. welche Gründe es geben könnte, dass die Produktivität der Mitarbeitenden abnimmt oder ob es möglicherweise Probleme im Team gibt. Die Gründe können vielfältig sein und meistens spielen mehrere Faktoren dabei eine Rolle.

Einige Gründe haben wir hier für Euch aufgezählt, aber wie erwähnt können die Probleme auch andere Ursachen haben. Wichtig ist, dass sich damit intensiv auseinandergesetzt wird, um die Ursachen zu finden damit die Produktivität wieder steigen kann.

  1. Möglicherweise gibt es Probleme im Team. Vielleicht gibt es Unstimmigkeiten, die allerdings nicht offen angesprochen wurden. Dadurch kann sich das Arbeitsklima und die Arbeitsproduktivität verschlechtern. Denn gerade in großen Teams ist der Zusammenhalt ein wichtiger Faktor, damit alle zufrieden sind. Sollte dies der Fall sein, dann sprecht mit Eurem Team und versucht Lösungen für die Probleme zu finden.
  1. Bei einem Unternehmen, in welchem Produkte hergestellt werden, kann die mangelnde Produktivität in den Kennzahlen sichtbar werden. Dabei spielen defekte Maschinen, Wartungen und verzögerter Kundenkontakt eine wichtige Rolle. Damit sollte sich schnellstmöglich auseinandergesetzt werden, um Lieferverzögerungen und unzufriedene Kunden zu vermeiden.
  1. Vielleicht liegt das Problem allerdings auch in der langsamen Arbeitsweise mancher Mitarbeiter. Dabei gilt es zu analysieren, warum Mitarbeiter langsamer arbeiten als zuvor. Wichtig ist es, auf diejenigen zuzugehen und ein offenes Gespräch zu führen, damit die Ursache gefunden werden kann. Private Probleme sollten dem Vorgesetzten gegenüber kommuniziert werden und auch von Seiten des Unternehmens könnte möglicherweise Hilfe angeboten werden.

10 Tipps, um die Arbeitsproduktivität zu verbessern

1. Das direkte Gespräch suchen

Der Grundstein für die Lösung Probleme aller Art stellt das direkte Gespräch der Unternehmensführung mit dem Mitarbeitenden dar, bei dem die aktuellen Problemzonen näher betrachtet werden sollen. In vielen Fällen ist es allerdings dennoch so, dass sich die Arbeitnehmer ihren Vorgesetzten nicht anvertrauen können. Daher ist es für den Arbeitgeber umso wichtiger, den Mitarbeitenden ein offenes Ohr zu schenken und Empathie auszustrahlen. Damit können innerhalb kürzester Zeit notwendigen Maßnahmen getroffen werden, die in vielen Fällen zu einer Linderung der Probleme führen.

2. Anpassung der Anforderungen und Zielsetzungen

Viele Mitarbeitende fühlen sich mit ihren Aufgaben überfordert und besitzen nicht die Möglichkeit ihre Aufgaben zielgerichtet zu erreichen. Die Aufgabe des Unternehmens ist es daher, diese Überforderungen zu erkennen und die Zielsetzungen in der Folge so zu formulieren, dass diese mit dem Arbeitspotenzial des Arbeitnehmenden einhergehen.

3. Vorausschauendes Planen

Vorausschauendes Planen bedeutet einen detaillierten Businessplan zu erstellen, der die langfristigen Unternehmensziele abdeckt. Dieser langfristige Plan ist deshalb so wichtig, weil die allgemeinen Ziele der Firma in den Fokus rücken. Der Arbeitnehmende erkennt, welchen Anteil er an den Zielen der Firma hat und lernt, sich mit diesen neu zu identifizieren. Für die Unternehmen empfiehlt es sich, den Plan über mehrere Monate anzulegen, um die allgemeine Struktur des Unternehmens zu verbessern.

4. Veränderungen am Arbeitsplatz vornehmen

Für eine langfristige motivierte Zusammenarbeit ist es wichtig, für die Mitarbeitenden ein Umfeld zu schaffen, indem sie sich wohlfühlen und auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Dazu bietet es sich den Unternehmen an, die Mitarbeitenden in einem hellen, sauberen und gut durchlüfteten Raum in einem ruhigen Arbeitsumfeld arbeiten zu lassen, der mögliche Negativfaktoren wie Müdigkeit, Unkonzentriertheit und Unwohlsein verhindert. Auch kleine Dekorationen wie z.B Pflanzen können dabei helfen, das Arbeitsumfeld aufzubessern und die Arbeitsproduktivität zu steigern.

5. Umstrukturierung der Aufgaben

Die Delegation von verschiedenen Teilaufgaben ist eine Maßnahme, die noch von viel zu wenig Unternehmen gezielt eingesetzt wird. Die Delegation von Aufgaben bedeutet die Aufgabenverteilung im Unternehmen so umzustrukturieren, dass jeder Mitarbeitende die Aufgaben erhält, die er mit seinen Fähigkeiten im Sinne des Unternehmens am besten erfüllen kann. Grundvoraussetzung dafür bleibt allerdings, dass im Team offen kommuniziert wird.

6. Atmosphäre im Team verbessern

Ein weiterer Faktor, der einen enormen Einfluss auf die intrinsische Energie der Mitarbeitenden hat, ist die Arbeitsatmosphäre im Team. Viele Aufgaben erfordern Teamzusammenarbeit, die nur dann effektiv gelingen kann, wenn sich die Mitarbeitenden untereinander schätzen, respektieren und sich vor allem auch gegenseitig vertrauen. Fühlen sich die Mitarbeiter einmal ausgegrenzt, ist dieser Zustand nur sehr schwer wieder geradezubiegen.

Besonders neue Mitarbeitende benötigen in ihrer Anfangszeit im Unternehmen sehr viel Kontakt zu den anderen Mitarbeitenden. Daher ist es umso wichtiger, offen auf diese zuzugehen und mit diesen zu arbeiten.

Zur allgemeinen Verbesserung der Arbeitsatmosphäre bieten sich regelmäßige Teammeetings and Teambuilding-Events an, bei welchen sich die Mitarbeitenden zwangsläufig näher kennenlernen. Beispiele dafür wären gemeinsame Kletterwald-Ausflüge oder Schnitzeljagden, also eben Aktivitäten, die nicht alltäglich sind und ein besonderes Maß an Teamwork erfordern.

7. Die Mitarbeiter im „Flow“ arbeiten lassen

Menschen arbeiten dann am produktivsten, wenn sie sich im Zustand des „Flow“ befinden. Dieser Zustand wird dann erreicht, wenn die Mitarbeitenden leicht überfordert sind, aber dennoch noch gute Ergebnisse erzielen.

Weiterhin sollte nicht unterschätzt werden, dass es auch viele Mitarbeitende gibt, die sich in ihrer Arbeit unterfordert fühlen. Auch hier gilt es, die Aufgaben so anzupassen, dass dieser Mitarbeitende in den Zustand des „Flows“ zurück gelangt. 

8. Fortschrittliches Arbeiten

Das fortschrittliche Arbeiten soll besonders bei den Mitarbeitenden angewandt werden, die in ihrer Leistung stagnieren oder zurückgehen. Eine Maßnahme für ein fortschrittliches Arbeiten ist es, Fortbildungsmöglichkeiten anzubieten, bei denen die Mitarbeitenden neues Wissen erlangen können und gleichzeitig aber auch Kollegen aus anderen Firmen kennenlernen, die ähnlichen Tätigkeiten nachgehen. Durch diese Kontakte mit Personen, die auf dem ein oder anderen Fachgebiet mehr Wissen besitzen, kann neues Wissen verknüpft und in der Folge auch selber angewandt werden.

9. Flexible Arbeitsmodelle anbieten

Durch flexible Arbeitsmodelle können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten an ihre Lebensumstände anpassen. Vor allem für Eltern mit kleinen Kindern ist dieses Arbeitsmodell wichtig, um Arbeits- und Privatleben miteinander vereinbaren zu können. Dadurch kann der Arbeitsalltag besser und flexibler gestaltet werden. Außerdem wird dadurch oft motivierter und effektiver gearbeitet.

10. Wertschätzung ausdrücken

Das wichtigste zum Schluss: Wertschätzung! Wie motivierend Lob sein kann, weiß sicher jeder selbst. Für Mitarbeitende ist es wichtig, dass sie wertgeschätzt werden, denn so sind sie gewillt weiterhin motiviert zu sein und gute Leistungen zu erbringen. Aber das wichtigste ist, dass man sich über die Wertschätzung freut. Dabei ist es egal, ob das Lob von einem Kollegen, dem Vorgesetzten oder einem Kunden kommt. Man freut sich persönlich darüber gute Arbeit zu leisten, mit der man selbst und auch alle anderen zufrieden sind. 

Fazit

Es gibt einige Faktoren, die die Arbeitsproduktivität der Mitarbeitenden verschlechtern können. Dabei ist es egal, ob diese im privaten Umfeld oder am Arbeitsplatz auftreten. Als Vorgesetzter sollte man sich dann mit diesen Problemen intensiv auseinander setzen. Denn vor allem bei Unternehmen, die Produkte herstellen, kann sinkende Arbeitsproduktivität fatale Auswirkungen auf die Herstellung und eventuell auch auf Lieferungen haben. Deswegen muss sich rechtzeitig damit auseinander gesetzt und Lösungen gefunden werden.

Die Produktivität kann beispielsweise durch Teamevents, Mitarbeiterfortbildungen oder anderen Aktivitäten gefördert werden. Vor allem sollte intensiv miteinander kommuniziert werden, um schneller die Ursachen für die Verschlechterung der Arbeitsproduktivität zu erkennen. Allerdings ist es ebenso wichtig den Mitarbeitenden etwas Anerkennung zurückzugeben, um eventuell fehlende Produktivität zu vermeiden. Wertschätzung ist hierbei wichtig und sollte im Team viel öfter kommuniziert werden.

Also falls Ihr Eure Mitarbeitenden oder Kollegen einfach mal loben möchtet, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür! 😊

Geschrieben von Vincent Frechen & Isabel Clauss

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