“Special Edition” Home-Office

Da sich die Arbeit aus dem Home-Office im Februar das erste Mal jährt, haben wir hier eine Special Edition zu diesem Thema geschrieben. Dabei geht es vor allem darum, wie man sich Zuhause einen eigenen Arbeitsplatz einrichtet, aber auch um die Belastungen die damit verbunden sind. Von Zuhause zu arbeiten, ist gerade für Berufstätige Eltern eine noch größere Herausforderung. Doch auch Alleinstehende haben mit dem Social Distancing zu kämpfen. Häufig drohen durch die Isolation Vereinsamung oder auch Depressionen. In unserer Special-Edition werden wir diese Belastungen durch das Home-Office angehen. Einen vorherigen Beitrag über das Home-Office findet ihr HIER. Dort geht es unter anderem über die Vor- und Nachteile für die Arbeit im Home-Office sowie die rechtlichen Grundlagen.

Arbeitsplatz: Die Gestaltung

Den Arbeitsplatz zu Hause ergonomisch gestalten

Bei der Arbeit, egal ob im Büro oder Zuhause, sollte immer darauf geachtet werden, dass man gesund und beweglich bleibt. Schließlich kann beispielsweise durch die richtige Körperhaltung Rückenschmerzen vorgebeugt werden. 

Hier ist eine kurze Anleitung für die richtige Haltung bei der Arbeit: Dafür sollten die Füße flach auf dem Boden stehen und sich die Augen ungefähr auf der Höhe des oberen Bildschirmrandes befinden. Die Oberschenkel bilden eine Parallele zum Boden oder können auch ganz leicht nach vorne zeigen. Die Sitzhöhe des Stuhls sollte entsprechend dieser Position eingestellt werden. Die Arme bilden bestenfalls einen rechten Winkel oder zeigen minimal nach unten. Bei einer ungünstigen Armposition kann dies schnell zu Verspannungen im Schulterbereich führen, die sich über den Nacken bis hin zum Kopf ziehen können. Das kann ein Auslöser für Spannungskopfschmerzen sein.

Konflikte vermeiden mit eigener “Working Corner”

Im Home-Office kann es teilweise, bei der Trennung von Beruflichem und Privatem, zu Konflikten kommen. Meistens passiert es sehr schnell, dass die eigene Couch von einem Ort der Entspannung zum Arbeitsplatz wird. Das sollte in den Zeiten des Home Office vermieden werden. Vor allem da durch die Arbeit von Zuhause Konflikte innerhalb der Familie zu psychischen wie körperlichen Stress führen kann. Gerade wenn kein separater Arbeitsplatz zur Verfügung steht kann es knifflig werden Ruhe für die eigene Arbeit zu finden. 

Wenn also kein separater Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann man sich eine eigene “Working Corner” einrichten, der das Berufliche von dem Privaten trennt. Dabei sollte vor allem auf ausreichendes Tageslicht geachtet werden: Ist der Schreibtisch rechtwinklig zum Fenster platziert, dann kann der richtige Tag-Nacht-Rhythmus aufrecht gehalten werden. Dieser ist besonders wichtig um Stress, Schlafstörungen oder auch Depressionen zu vermeiden. Ausreichend Pausen, die im normalen Büroalltag normalerweise mit Kaffeepausen oder der Mittagspause zu vergleichen sind, sollten auch im Home-Office eingehalten werden. Dazu kann man auch regelmäßigen Kontakt mit den Kollegen pflegen. Vielleicht könnte man sich einfach für eine gemeinsame virtuelle Kaffeepause über Skype verabreden.

Belastungen im Home-Office

Zwischenmenschliche Beziehungen sind wichtig

Es gibt sicher bei einigen, die zur Zeit im Home Office arbeiten, diesen Moment indem man denkt: “Die Kaffeepause mit den Kollegen vermisse ich doch sehr!” Wem fehlt es denn nicht, mit Kaffee und den Kollegen Smalltalk zwischen der Arbeit zu halten. Gerade zwischenmenschliche Beziehung sind während der Phase des Social Distancing wichtig, schließlich brauchen wir das Interagieren mit anderen: Bei der Interaktion mit anderen Menschen schütten wir das Hormon Oxytocin aus, das als ein zentraler Gegenpol zu den Stresshormonen, wie beispielsweise dem Adrenalin, steht. Fehlt uns also das Oxytocin können wir schlechter negativen Stress verarbeiten. Dazu wird unser Dopamin- und Serotoninspiegel negativ beeinflusst. Beide sind allerdings wichtig zum Wohlfühlen und Entspannen. Aggressionen und Reizbarkeit können zunehmen und möglicherweise auch zu Depressionen führen.

Doppelbelastung durch Homeoffice und Homeschooling

Nicht nur die eigene Arbeit im Home-Office muss während der Corona-Pandemie geregelt werden - nein, es fallen auch Aufgaben im Haushalt an, sowie für Familien mit Kindern auch noch das Homeschooling. Gerade bei Kleinkindern kommt dazu, dass diese immer beschäftigt werden wollen. Wenn man nebenher dann noch die Arbeit unter einen Hut bringen muss ist sicher, dass diese Doppelbelastung Maßnahmen erfordert um nicht völlig durchzudrehen.

Maßnahmen gegen die Doppelbelastung 

Nachdem jetzt die Probleme geklärt sind wieso wir durch das Home Office stärker belastet werden, muss man sich jetzt damit beschäftigen wie man mit dem Stress und der Belastung umgehen kann. Hier sind einige Maßnahmen, die ergriffen werden sollten, um das innere Gleichgewicht zu wahren:

Zeit für sich selbst nehmen

Wichtig ist, dass man sich auch mal Zeit für sich selbst nimmt. Selbst im stressigsten Alltag benötigt man Ruhe und Entspannung. Bewusste Auszeiten sind wichtig um dem Körper Ruhe zu gönnen. Beispielsweise kann das eine entspannte Morgenroutine sein oder das Einlegen von Ruhephasen an beispielsweise zwei Abenden unter der Woche, an denen man seinen eigenen bevorzugten Beschäftigungen nachgehen kann. Das kann zum Beispiel vom Lesen eines Buches über einen Spaziergang bis hin zu einem Sportkurs alles sein was Freude bereitet. Wichtig ist, dass egal welcher Tätigkeit man nachgeht, dass stets die Entspannung im Vordergrund steht.

Um Unterstützung bitten

Manchmal ist es in besonders schweren Situationen nicht leicht um Hilfe zu bitten. Doch man kann nicht mit allem alleine fertig werden. Deswegen sollte, gerade wenn Hausarbeiten anstehen oder die Kinder beschäftigt werden müssen, der Partner um Hilfe gebeten werden. Bei Alleinerziehenden könnte sich das natürlich schwieriger gestalten, doch auch hier finden sich Möglichkeiten. Man sollte sich seinen Frust ab und zu von der Seele reden können: Sei es bei Freunden oder anderen Familienmitgliedern.

Achtsamkeit trainieren

Gerade durch stressige Situationen wie auch die Aktuelle ist es dennoch wichtig auch auf sich selbst zu achten. Dazu zählen nicht nur gesunde Ernährung, sondern auch ausreichend Bewegung an der frischen Luft. Zusätzlich können auch Achtsamkeitsübungen durchgeführt werden, die dazu beitragen die innere Stärke wieder zu finden und bei Phasen mit hoher Belastung diesen mit mehr Stabilität entgegenzutreten. Durch Achtsamkeitsübungen können auch Unruhe, Nervosität und Schlafstörungen behandelt werden.

Fazit

Die aktuelle Situation fordert uns immer wieder aufs Neue heraus. Gerade im Home-Office mit Haushalt, Kinderbetreuung, Homeschooling und etlichen weiteren Herausforderungen ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren. Berufliches und Privates in den eigenen vier Wänden zu trennen ist schwierig, dennoch machbar. Die eigene Gesundheit sollte einem Jeden am Herzen liegen, sodass man sich neben dem stressigen Alltag auch ein wenig Zeit für sich selbst nimmt, denn Fakt ist: Jeder Körper benötigt auch Erholung und Ruhe. Diese Auszeiten tragen dazu bei, dass man Dinge konzentrierter und gewissenhafter angeht und auch motivierter in einen weiteren Tag im Home-Office starten kann.

Digitale Krankschreibung im neuen Jahr möglich

Der “gelbe Schein” verabschiedet sich

Selbst mit einer Homeoffice-Pauschale wird die entfallene Pendlerpauschale nicht auszugleichen sein. Denn bereits seit einigen Jahren legten Pendler in Deutschland durchschnittlich um die 17 Kilometer zu ihrem Arbeitsplatz zurück, in Bundesländern wie Mecklenburg-Vorpommern, Brandenburg und Sachsen-Anhalt sogar mehr als 30 Kilometer. Somit würde die Homeoffice Pauschale gerade einmal 50% ausgleichen.

Arbeitnehmer, die bis Ende März 2021 einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld (KUG) erwerben, sollen auch weiterhin ab dem vierten Monat, die sie das Kurzarbeitergeld beziehen, das KUG in Höhe von 70 Prozent ihres Entgelts bekommen. Beschäftigte mit Kindern sollen 77 Prozent erhalten können. Ab dem siebten Monat erhöht sich der Satz auf 80 bzw. 87 Prozent.

• Die Bezugsdauer wird auf 24 Monate verlängert, sofern der Betrieb bis zum 31. Dezember 2020 mit der Kurzarbeit begonnen hat.
• Die Sozialversicherungsbeiträge werden während der Kurzarbeit bis zum 30. Juni 2021 vollständig erstattet. Vom 1. Juli 2021 bis zum 31. Dezember 2021 werden die Sozialversicherungsbeiträge zu 50 Prozent erstattet, wenn die Kurzarbeit zum 30. Juni 2021 begonnen hat.
• Geringfügige Beschäftigungen bis 450 Euro, also Minijobs, bleiben 2021 generell anrechnungsfrei.

Change Your Mind!

Warum die COVID-19-Krise auch als Chance gesehen werden kann

Die aktuelle Situation ist alles andere als leicht: Wir alle fühlen uns eingeschränkt, haben vielleicht sogar ein wenig Angst und müssen auf vieles verzichten was jahrelang Normalität war. COVID-19 verlangt viel von uns ab, kann uns aber auch durchaus die Möglichkeit geben endlich das in Angriff zu nehmen, was wir all die Jahre vor uns hergeschoben haben.

Corona – was nun?

Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet nun von zu Hause aus. Dadurch erfolgen Arbeitsvorgänge, die normalerweise stets persönlich im Betrieb erledigt wurden, digital. Viele Unternehmen sahen die Digitalisierung ihrer Arbeit - wenn überhaupt - in weiter Ferne, denn es gab schlicht und ergreifend keinen Grund dafür. Schließlich bedeutet dies zunächst eine große Umstellung und, je nachdem was benötigt wird, fallen auch so manche Kosten an. Doch wo Nachteile sind, da sind auch Vorteile.

So wird durch eine Digitalisierung eine schnelle und leichte Kommunikation ermöglicht, die in den meisten Fällen dokumentiert wird und somit Missverständnissen vorbeugen kann. Auch lange Arbeitswege entfallen, sodass neue potentielle Mitarbeiter weltweit gesucht werden können und Unternehmen sind nicht darauf angewiesen , dass Mitarbeiter in der Nähe des Betriebes wohnen. Besonders für frisch gebackene Eltern oder Alleinerziehende stellt Homeoffice eine gute Option dar. Dank flexibel gestaltbarer Arbeitszeiten lassen sich Beruf und Kind besser miteinander vereinbaren und allgemein führen diese zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance.

Jung und affin

Gerade für ältere Unternehmen kann es schwer sein, Gewohnheiten und bestehende Routinen aufzubrechen und umzudenken, da über Jahre hinweg dieselben Prozesse abliefen.

Gegensätzlich dazu ist die Digitalisierung der Unternehmensprozesse vor allem für die Generation der “Digital Natives” in der Regel unkompliziert, da sie mit dem Internet aufgewachsen sind und somit kaum Probleme haben, zwischen Online und Offline zu wechseln. Die Angst vor Neuem ist sehr gering, die Motivation neue Wege zu gehen äußerst präsent. Daher kann COVID-19 auch als Chance gesehen werden, um die eigene Arbeitssituation zu überdenken und vielleicht ein eigenes Start-up zu gründen.

Im Gegensatz zu anderen Ländern ist Deutschland eher zurückhaltend was die Unternehmensgründungen angeht. Die Angst zu versagen und insolvent zu gehen, ist auf Grund der Corona-Krise besonders hoch, weshalb die Gründungszahlen in Deutschland abermals gesunken sind. Dabei gibt es auch jetzt Branchen die als krisensicher gelten (z.B. IT-Branche mit Lösungen fürs Homeoffice und andere Branchen, die nicht auf direkten Kundenkontakt angewiesen sind). Gerade Menschen mit innovativen Ideen, die Corona-bedingt vielleicht mehr Zeit haben, (z.B. durch Kurzarbeit) sollten darüber nachdenken sich selbstständig zu machen.

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Homeoffice

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Nicht erst seit der Corona Pandemie ist das Thema Homeoffice präsent. Laut einer Umfrage wünschen sich ca. zwei Drittel der deutschen Arbeitnehmer die Möglichkeit ihren Arbeitsplatz flexibel zu gestalten. Trotzdem wird diese Möglichkeit gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen selten angeboten. Dabei stellt das Angebot, die Arbeit und den Arbeitsplatz flexibel zu gestalten einen entscheidenden Vorteil im wirtschaftlichen Wettbewerb dar, der es ermöglicht das Unternehmen von anderen Arbeitgebern hervorzuheben.

Doch für wen macht Homeoffice Sinn?

Ganz vereinfacht ausgedrückt: Für alle Berufe in denen ein Computer ausreicht. Besonders bietet es sich also für Berufe aus der IT-Branche, Vertriebsmitarbeiter und kreative Jobs an. Auch Mitarbeiter mit einem weiten Arbeitsweg profitieren davon.

So sollte das ideale Homeoffice aussehen

Einer der wichtigsten Punkte um von zu Hause aus arbeiten zu können, ist ein vernünftiger Arbeitsplatz. Ein vernünftiger Arbeitsplatz sollte in erster Linie die technischen Voraussetzungen erfüllen, damit der Mitarbeiter seine Arbeit erledigen kann. Ein weiterer wichtiger Punkt ist aber auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes, um ein gesundes Arbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören auch ergonomische Büromöbel.

Sofern der Arbeitgeber keinen regulären Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt, müssen die Arbeitsmittel im Homeoffice bereitgestellt werden. 

Die Vor- und Nachteile auf einem Blick

Rechtliche Grundlagen

Auch auf der rechtlichen Seite gibt es einiges zu beachten. Momentan gibt es anders als in anderen Ländern in Deutschland keine gesetzliche Homeoffice Regelung. Weder haben Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, noch dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter dazu zwingen von zu Hause aus zu arbeiten. 

Nur weil ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, heißt es nicht das dort andere Gesetze gelten. Genauso wie im Büro gelten auch hier die Vorgaben zum Arbeitsschutz und zu den Arbeitszeiten.

Zusätzlich zum normalen Arbeitsvertrag sollten alle Vereinbarungen und Verpflichtungen in einem Telearbeitsvertrag festgehalten werden. Einen wichtigen Punkt stellt dabei auch der Datenschutz dar. Um die Sicherheit der dienstlichen Daten zu gewährleisten ist eine strenge Trennung von privaten und dienstlichen Daten notwendig. 

Fazit

Das Angebot im Homeoffice zu arbeiten, bietet nicht nur den Arbeitnehmern viele Vorteile. Durch zufriedenere Mitarbeiter steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterbindung. 

Außerdem profitieren gerade kleine und mittelständische Unternehmen von der positiven Außenwirkung, die die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice mit sich bringt. Dadurch stechen sie auch im Wettbewerb mit größeren Unternehmen, die von Arbeitnehmern sonst bevorzugt werde, hervor. 

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...haben wir eine ausführliche Tabelle zusammengestellt, in der wir die hilfreichsten Tools miteinander verglichen haben, die euch bei der Arbeit im Homeoffice unterstützen.

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Ein Start-up im Homeoffice

Corona-Pandemie: Das Catch-Team auf neuen Wegen

Ganz Nordrhein-Westfalen befindet sich am 23. März 2020 in einer nie dagewesenen Situation: Das COVID-19 Virus bestimmt den öffentlichen Alltag, im ganzen Bundesland tritt das Kontaktverbot in Kraft. Eine Ausnahmesituation, auch für Unternehmen: Büros können nicht mehr genutzt werden, die persönliche Zusammenarbeit ist eingeschränkt und Arbeitsprozesse müssen überdacht werden. Fünf Monate später ist Normalität geworden, was viele Unternehmen nur aus der Theorie kennen: die vollständige Arbeit im Homeoffice. Themen wie die Abstandsregelung und Maskenpflicht bestimmen nicht nur die Diskussion im öffentlichen Raum, besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen gilt es umzudenken. Auch aktuelle Lockerungen stellen besonders die kleinen Teams vor Herausforderungen: zwar können Büros mit Mundschutz und der Einhaltung des Mindestabstandes teilweise wieder betreten werden, trotzdem reicht der Platz meist nicht für alle Kollegen aus, was eine weitere Arbeit im Homeoffice für viele unausweichlich macht.

Vernetzen, Verbinden und Vertrauen

Auch wir von Catch Talents stellen uns der neuen Herausforderung: Es gilt umzudenken, Arbeitsprozesse neu zu strukturieren und auftretende Probleme zu lösen. Dabei zählt vor allem: Kommunikation ist alles! Meetings finden in Chatrooms statt, zur Kaffeepause trifft man sich vor der Webcam. Besonders der Teamgeist rückt in den Vordergrund: Mehr als zuvor gilt es, einen guten Kontakt zu Kollegen zu pflegen und Vertrauen in die Stärken jedes einzelnen zu haben. Bildschirme werden geteilt, Dokumente im gemeinsamen Call bearbeitet und auch Gespräche mit Interessenten und bestehenden Kunden werden im Video-Chat geführt. Was früher nur bestimmte Arbeitsbereiche betraf, ist in vielen deutschen Unternehmen längst Alltag geworden. Es gilt deshalb, vor allem Soft Skills und soziale Kompetenzen neu zu definieren: Kann ich ein Projekt mit Kollegen planen und vorstellen, obwohl diese sich an einem völlig anderen Ort befinden? Habe ich meine Termine im Auge und weiß auch zuhause, was ich bis wann erledigt haben sollte? Sicher liegt die Arbeit im Homeoffice nicht jedem, und manch einer würde nur allzu gern so schnell wie möglich seinen Platz im Büro wieder besetzen. Sie regt aber auch zum Umdenken an und schafft neue Möglichkeiten, den Arbeitsalltag individuell zu gestalten.

Homeoffice: Wie geht es weiter?

Die Corona-bedingte Arbeit im Homeoffice hat nicht nur zu einer Umstrukturierung bestehender Arbeitsprozesse geführt, sie hat auch viele Mitarbeiter zu regelrechten Experten gemacht. Dieses aus einer Krise geborene Fachwissen wird auch nach Ende der COVID-19 Pandemie eine nicht mehr wegzudenkende Rolle spielen: Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, bei welchen sich Homeoffice-Workflows etabliert haben, könnten auch langfristig weiter auf die Arbeit von zuhause zurückgreifen und so Teile ihrer Organisation in den virtuellen Raum verlegen. Die Vorteile kämen dabei sowohl dem Unternehmen, als auch den Mitarbeitern zugute: Während Unternehmen vor allem von der schnellen, dezentralen Wirkweise des Homeoffice profitieren, dürften sich Angestellte über eine ausgeglichenere Work-Life-Balance und seltenere Anfahrten zum Arbeitsplatz freuen.

Findet euren Homeoffice-Nachwuchs mit der ISA-Methode®

Die Fähigkeit, strukturiert und zuverlässig im Homeoffice zu arbeiten könnte also in naher Zukunft zu einem wichtigen Kriterium bei der Einstellung neuer Teamplayer werden. Mit unserem von Catch Talents entwickelten Matching-Algorithmus könnt ihr auf einen Blick Kandidaten finden, welche diesen Suchkriterien entsprechen. Für euren Homeoffice-Workflow sucht ihr Kandidaten mit speziellen Fähigkeiten? Ideenreichtum, Spontanität und Planungstalent sind euch heute wichtiger als je zuvor? Kein Problem! Mit unserer eigens für den Bewerbungsprozess konzipierten ISA-Methode® könnt ihr die Persönlichkeit eurer Bewerber bereits vor dem Vorstellungsgespräch kennenlernen und entscheiden, wer auch im Homeoffice gut zu euch passen könnte.

Mit Catch Talents echte Teamplayer entdecken

Besonders im Homeoffice zählen Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung zu den wichtigsten Eigenschaften eines guten Workflows. Ihr wollt bereits vorab wissen, wie sich die Skills eurer Bewerber mit denen eures Teams decken? In welchem Bereich braucht ihr unbedingt Verstärkung? Auch hier bieten wir eine einfache Lösung: Mit der ISA-Analyse® lassen sich potenzielle Homeoffice-Spezialisten finden und mit den Stärken eures Teams vergleichen. Denn vielleicht sucht ihr nun besonders nach Eigenschaften, welche im digitalen Raum eine viel größere Rolle spielen als im Büro-Alltag, und wollt neue Kollegen direkt in die Arbeit von zuhause integrieren. Die Team-Analyse von Catch Talents hilft euch dabei, indem sie Kandidaten entsprechend zu euren Wünschen und Anforderungen filtert und genau errechnet, wer besonders in EUER Team passt. Somit ist ein erfolgreicher Start in die gemeinsame, digitale Zukunft garantiert und neue Projekte und Aufgaben lassen sich spielend verteilen.

Neue Herausforderungen erwarten uns

Auch wenn die Entwicklung der aktuellen Lage in Deutschland noch ungewiss erscheint, ist sicher: Das Homeoffice wird wahrscheinlich auch in Zukunft einen wesentlich größeren Stellenwert einnehmen als bisher und moderne sowie flexible Kompetenzen erfordern. Und letztlich ist es das, was wir an unserer Arbeit besonders schätzen: Neue Herausforderungen zu finden und diese erfolgreich zu bewältigen.