Automatisierung von Geschäftsprozessen

Das Stichwort “Automatisierung” wird heute häufiger in Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Allerdings sieht die Realität ganz anders aus. Viele Unternehmen scheuen sich davor, wichtige Prozesse zu automatisieren. Eine Automatisierung kann jedoch viel Zeit sparen, die für das Kerngeschäft genutzt werden kann.

Wir zeigen euch, welche Geschäftsprozesse sich automatisieren lassen und stellen euch die Ziele und Vorteile vor.

Was bedeutet Geschäftsprozess-Automatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung im englischen Business Process Automation (BPA) bedeutet, dass Prozesse so weit wie möglich automatisiert werden. Damit werden Tätigkeiten von Menschen beschleunigt, verbessert oder ersetzt durch den Einsatz moderner Technologien. Diese Technologien können Hardware wie Maschinen oder Software wie Apps und neue Programme sein.

Bei der Geschäftsprozess-Automatisierung geht es darum, alle Prozesse zu beleuchten und diese einer ständigen Verbesserung zu unterziehen.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?

Es gibt in jedem Unternehmen kaum einen Bereich, der nicht automatisiert werden könnte. Wir nennen euch drei Beispiele:

1. IT: Die IT eignet sich als digitale Einheit im Unternehmen hervorragend für Automatisierungsprozesse. So können beispielsweise Systeme automatisiert auf Fehler und Hacks kontrolliert werden.

2. Vertrieb: Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich Prozesse mit einem CRM automatisieren, um beispielsweise neue Leads zu generieren.

3. Kundenbetreuung: Viele Teile des Kundensupports lassen sich durch automatisierte Prozesse vereinfachen. Das geht sowohl mithilfe von Chatbots, die die Kunden bei den wichtigsten Fragen weiterhelfen als auch für einfache Softwarelösungen wie Frage-Antwort-Sektionen.

Ziele und Vorteile von automatisierten Prozessen

Geschäftsprozessautomatisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese haben wir hier aufgelistet:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben und Aufgaben, die den Menschen viel Zeit kosten, werden von Maschinen übernommen und werden viel schneller durchgeführt. Die Mitarbeiter können sich somit wieder anderen Aufgaben widmen.

• Wettbewerbsvorteile: Durch die Zeitersparnis haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich bspw. um Kunden, die Produktentwicklung oder andere Aufgaben zu kümmern. Das verschafft eurem Unternehmen einen Vorteil im Wettbewerb.

• Kosteneinsparung: Da Computersysteme menschliche Aufgaben übernehmen können, werden somit personelle Ressourcen gespart. Dadurch können Kosten gesenkt werden oder für die Unternehmensentwicklung genutzt werden.

• Modernisierung: Digitale Prozesse sind modern und wichtig. Sie sorgen für höhere Kundenzufriedenheit und eine engere Kundenbindung. Durch die Unterstreichung der Position in einem modernen Unternehmen könnt ihr eure Marke stärken.

• Open Minded: Sich mit den Kollegen um die Geschäftsprozessautomatisierung zu beschäftigen, tut dem Mindset gut. Somit werdet ihr “open minded” und offener für die vielen Chancen des digitalen Wandels.

Was Ihr vor der Prozessautomatisierung bedenken solltet

Das Anpassen von Prozessen kann für alle Beteiligten anstrengend sein. Auf der einen Seite, weil sich bestehende Abläufe technisch nicht leicht verändern lassen. Auf der anderen Seite gibt es menschliche Widerstände. Wenn eure Mitarbeiter Zweifel haben, was die Automatisierung von Prozessen betrifft, dann sprecht offen und ehrlich mit ihnen. Wichtig ist, dass ihr die Mitarbeiter auch ausreichend schult und ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. Hier sind einige wichtige Aspekte, die ihr euch vor der Automatisierung von Geschäftsprozessen überlegen und durchführen solltet:

• Eine IST-Analyse vornehmen und fragt euch, welche Workflows es aktuell gibt und wie gut bzw. effizient diese sind.
• Wo und wie könnt ihr Tätigkeiten verbessern, um die Effizienz zu steigern?
• Erstellt eine SWOT-Matrix und analysiert die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
• Verfasst ein Konzept und erarbeitet euch eine Strategie. Diese benötigt unter anderem verständliche Maßnahmen und messbare Ziele.
• Recherchiert mit welchen technischen Lösungen ihr eure Prozesse automatisieren könnt. Sucht euch auch Rat bei Fachleuten, wie bspw. der IT-Abteilung.
• Führt ausreichend Tests und Experimente durch, bevor ihr eine BPA-Lösung einführt.
• Sind alle Aspekte geklärt, dann könnt ihr die Prozessautomatisierung einführen. Die Einführung sollte stetig überwacht werden. Wenn durch die Optimierungen große Veränderungen zustande kommen, kann ein Change-Management-Prozess sinnvoll sein.
• Denkt auch an die Schulungen für eure Mitarbeiter. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören und auch ihre Bedenken ernst zu nehmen

Fazit

Wichtig bei der erfolgreichen Einführung der Geschäftsprozessoptimierung ist die Bereitschaft aller im Unternehmen, sich auf automatisierte Prozesse einzulassen. Erst danach könnt ihr an die Umsetzung von Automatisierungslösungen denken. Besonders die Mitarbeiter ins Vertrauen zu ziehen und mit ihnen offen zu sprechen.

Vorteile sind vor allem die Zeitersparnis, der Wettbewerbsvorteil und die Kosteneinsparung. Damit werden vor allem Mitarbeiter entlastet und euer Unternehmen bekommt einen Vorteil im Wettbewerb mit anderen Unternehmen.

‍