„Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen…“
Niemand mag sie: Absagen! Niemand bekommt gerne eine, aber auch sie zu schreiben ist schwer. Schließlich ist es unangenehm und meistens werden Träume zerstört. Daher entscheiden sich immer noch Unternehmen dazu, keine Absage zu schicken und arbeitsrechtlich dürfen sie auch darauf verzichten.
Warum Unternehmen auf Absagen verzichten
Zum einen bedeutete es zusätzlichen Aufwand, jedem einzelnen Bewerber eine angemessene Absage zu schicken. Eine vernünftige Absage besteht aus mehr als einem Standardtext. Wie diese aufgebaut werden soll, könnt Ihr weiter unten nachlesen.
Ein anderer Grund ist die Angst, verklagt zu werden. Seit 2006 schützt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Personen vor Diskriminierung und verhindert so eine Absage von Bewerbern aus nicht sachbezogenen Gründen. Sachbezogene Gründe können andere Bewerber mit mehr Erfahrung oder besseren Qualifikationen sein, keine freie Stelle bei Initiativbewerbungen oder zu unterschiedliche Gehaltsvorstellungen. Fehlerhaftes Deutsch in der Bewerbung oder Absagen aufgrund der Herkunft oder des Geschlechts sind dagegen nicht zulässig. Da nur wenige Arbeitgeber sich genauer mit dem AGG beschäftigen, befürchten sie, dass jede Begründung der Absage zu einer Klage führen kann. Das führt jedoch dazu, dass entweder gar keine Absage verschickt wird oder nur ein nichtssagender Standardtext.
Warum sie auf keinen Fall darauf verzichten sollten
Eine Absage zu schicken ist in erster Linie vor allem fair dem Bewerber gegenüber. Derjenige hat sich im besten Fall Mühe gegeben und hofft darauf, seinen Traumjob zu bekommen. Auch wenn man diesen Traum zerstören muss, ist es besser als gar nichts mehr vom Traum-Arbeitgeber zu hören.
Außerdem wirkt sich eine vernünftige Absage durchaus positiv auf das Image des Unternehmens aus. Bewerber tauschen sich heutzutage nicht nur mit ihrer Familie und Freunden über ihre Erfahrungen mit unterschiedlichen Arbeitgebern aus, sondern nutzen auch Bewertungsportale und soziale Medien. Eine schlecht gemachte Absage oder gar keine Rückmeldung fällt dort sehr negativ auf.
Bei Bewerbern, für die gerade keine passende Stelle vorhanden ist, oder bei denen ein anderer Bewerber knapp die Zusage bekommen hat, lohnt es sich, besonders positiv in Erinnerung zu bleiben. Vielleicht kommen diese Bewerber ja für eine zukünftige Stelle infrage.
Aufbau einer schriftlichen Absage
Der Klassiker ist wahrscheinlich die schriftliche Absage. Da heutzutage die meisten Bewerbungen online ablaufen, werden auch die meisten Absagen per E-Mail verschickt. Die Stellenausschreibung, auf die sich die E-Mail bezieht, sollte auch direkt in der Betreffzeile stehen, damit dem Bewerber sofort klar ist, worum es sich handelt.
Der Stil und der Ausdruck, in dem die Absage verfasst wird, sollte einerseits zum Unternehmen, andererseits auch zum Bewerber und der ausgeschriebenen Stelle passen. Ein Schüler, der sich um einen Ausbildungsplatz beworben hat, benötigt viel mehr Fingerspitzengefühl als ein Manager mit 20 Jahren Berufserfahrung.
Trotzdem sollten beide Absagen freundlich, höflich und respektvoll sein. Egal wie unprofessionell der Bewerber selbst war, sollten Unternehmen immer professionell bleiben.
Schriftliche Absagen sind meistens nach dem folgenden Schema aufgebaut.
Anrede
Nichts ist demotivierender als eine unpersönliche Anrede mit „Liebe/-r Bewerber/-in…“, daher sollte darauf geachtet werden, den Bewerber mit seinem richtigen Namen anzusprechen.
Dankeschön
Die meisten Bewerber haben viel Zeit und Mühe in ihre Bewerbung gesteckt. Vielleicht waren sie auch für ein persönliches Gespräch vor Ort. Dafür ist ein Dankeschön für die Bewerbung, das Interesse an der Stelle und am Unternehmen angemessen.
Absage
Danach sollte man aber auch schon zum Wesentlichen kommen. Die Absage sollte klar formuliert sein, um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, aber freundlich und möglichst positiv gestimmt sein. Wenn ein anderer Bewerber nur knapp besser war, kann dies ruhig erwähnt werden. Hier können auch optional die Gründe angeführt werden, warum es diesmal leider nicht geklappt hat (z.B. zu hohe Gehaltsvorstellung oder die Stelle wurde intern bereits besetzt).
Positives Erwähnen
Wenn etwas besonders positiv aufgefallen ist, ob in der Bewerbung selbst oder im Vorstellungsgespräch, kann dies auch nochmal betont werden.
Abschluss
Zum Abschluss gehört es dazu, sich nochmals für das Interesse zu bedanken und dem Bewerber weiterhin alles Gute zu wünschen. Falls der Bewerber insgesamt zum Unternehmen passen würde, kann er durch die Abschlussworte auch nochmals motiviert werden, sich erneut zu bewerben, wenn es eine passende Stelle gibt. Für diesen Zweck führen viele Unternehmen auch einen Talent Pool, in dem sie potenzielle Kandidaten sammeln. Da die Daten der Bewerber nach zwei Monaten gelöscht werden müssen, muss für die langfristige Speicherung die Zustimmung des Bewerbers eingeholt werden.
Fazit
Absagen sind nicht schön, aber sie sollten trotzdem geschrieben werden. Sie bringen dem Bewerber Klarheit und verbessern – wenn sie richtig gemacht werden – sogar das Image des Arbeitgebers. Wenn sie so formuliert sind, dass der Bewerber daraus auch noch etwas lernen kann, können sie auch die Zukunft des Bewerbers positiv beeinflussen.
Durch eine vernünftige Absage kann auch ein positives Verhältnis zwischen Unternehmen und Bewerber aufrechterhalten werden. Das sorgt nicht nur dafür, dass der Bewerber das Unternehmen weiterempfiehlt, sondern auch dafür, dass er sich vielleicht nochmals bewirbt, wenn eine passendere Stelle ausgeschrieben wird.
