Mit der richtigen Kommunikation zum Vertrauen.
Kommunikation spielt innerhalb von Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie hilft bei der Vermittlung von Daten, dem Austausch von Geschehenen und der Lösung von Problemen. Aber wie genau sollten Mitarbeitergespräche ablaufen und welchen Zweck sollten sie erfüllen?
Definition
Bei einem Mitarbeitergespräch geht es darum, eine Ansammlung von Daten und Fakten bei einem Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter auszutauschen. Der Unterschied zu der normalen Alltagskommunikation liegt darin, dass hierbei auf genauere und persönliche Faktoren und Meinungen eingegangen werden kann.
Formen
Da es innerbetrieblich immer verschiedene Meinungen und Ansichten zu unterschiedlichen Thematiken gibt, gibt es auch bei Mitarbeitergesprächen verschiedene Formen der Unterhaltung. Diese Gespräche sind auch davon abhängig, wie lange ein Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist und welche Position er besitzt. Einige Formen von Gesprächen sind hier einmal aufgelistet:
- Entwicklungsgespräch
- Konfliktgespräch
- Informationsgespräch
- Problemlösungsgespräch
Ablauf
Bei dem Ablauf des Gesprächs ist die Vorbereitung von großer Relevanz. Diese wird verwendet, um klare Themen anzusprechen und auch zu einem Ergebnis zu kommen, welches das Umfeld und die Produktivität der Mitarbeiter positiv unterstützt.
Die Gesprächsteilnehmer sollten sich am besten in einem ruhigen Raum bzw. Umfeld treffen. Hierbei könnten beispielsweise Meeting Räume benutzt werden, um störende Aspekte abzuschirmen.
Ebenfalls sollte man versuchen, das Gespräch in Ruhe zu starten und einen angemessenen Zeitrahmen im Voraus festzulegen. Somit sind sich alle Beteiligten im Klaren darüber, wie genau sie das Gespräch strukturieren sollten.
Inhalt
Je nach Form und Zeitspanne des Gespräches kann der Inhalt variieren. Allerdings sollten ein paar grundlegende Fragen bzw. Anmerkungen immer zu Beginn erfasst werden, um das Gespräch zu starten. Beispielsweise könnte man hier eine Reflexion durchführen, was genau passiert ist seit dem letzten Gespräch und ob alle Ziele erreicht wurden. Empfohlen ist hierbei, mit positiven Aspekten zu starten und erst danach negative Aspekte zu nennen.
Im Hauptteil sollten beide Seiten ihre Ansichten und Beobachtungen deutlich machen und eine Diskussion zu den Thematiken führen, wobei nur die relevantesten Sachen genannt werden. Der kurze Zeitrahmen sollte daher effektiv genutzt werden.
Abschließend sollte ein Fazit gezogen werden, wo die wichtigsten Faktoren des Gesprächs genannt werden. Ebenfalls ist empfehlenswert, neue Ziele bzw. Vereinbarungen bis zum nächsten Gespräch zu treffen. Hilfreich sind hierbei SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timed) Ziele. Somit können die erfassten Probleme oder Ziele genauer erfasst werden – und das von beiden Seiten.
Tipps für Gespräche
- Dialog statt Monolog
Vermeiden Sie es, dass jemand zu viel und ununterbrochen spricht. Es ist wichtig, seine Meinung klar zu formulieren, allerdings sollten Sie ihrem Gesprächspartner auch die Möglichkeit geben, sich ausführlich zu äußern.
- Vorbereitung
Wie bereits erwähnt, sollten sich alle Gesprächsteilnehmer im Voraus ausführlich vorbereiten. Der Sinn dahinter ist nicht von der Thematik abzuschweifen und den Zeitrahmen der Unterhaltung mit irrelevanten Dingen zu füllen.
- Der Umgang
Auch wenn mal schwierigere Themen behandelt werden sollten, ist es wichtig, sich dennoch positiv auszudrücken. Man sollte klar und professionell vorgehen und Aussagen in einer angenehmen Art vermitteln. Hierbei soll man Probleme nicht kleinreden, aber sich dennoch sachgemäß äußern.
Fazit
Zusammenfassend ist es wichtig zu erkennen, dass eine regelmäßige Kommunikation und Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten für ein besseres Vertrauen sorgt.
Durch die privaten Gespräche fällt es den Mitarbeitern leichter, sich zu öffnen, da sie nicht den Druck des Teams ausgesetzt sind.
Gerade weil der Zeitrahmen für solche Gespräche allerdings immer kürzer ausfällt es ist wichtig, sich auf die relevantesten Themen zu fokussieren. Eine klare Kommunikation sollte daher das Geschehen oder Probleme darstellen, um je nach Notwendigkeit zu handeln.
