Wie man einen neuen Mitarbeiter am besten in das Unternehmen einführt:
Was bedeutet Onboarding?
Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie “take on board”, auf Deutsch “jemanden an Bord nehmen”. Darunter versteht man, wie ein neuer Mitarbeiter in seinen Arbeitsbereich am besten eingeführt werden kann. Also der Prozess von der Anstellung bis hin zur Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
Wofür ist das gut?
Ein Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist wichtig, um denjenigen zu vermitteln, was seine Aufgaben sind. Dabei wird ihm erklärt, mit wem er zusammenarbeiten wird und wer seine Ansprechpartner sind. Außerdem wird dem neuen Mitarbeiter gezeigt, wie die firmeninterne Software funktioniert, falls vorhanden. Dadurch bekommt der neue Mitarbeiter eine Einführung in seinen Arbeitsbereich und lernt sein Team näher kennen.
Onboarding-Prozess in drei Phasen
Der gesamte Onboarding-Prozess beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrages und endet frühestens nach der Probezeit. Dieser Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen. Das Onboarding ist besonders wichtig, um neue Mitarbeiter den Einstieg zu erleichtern und frühzeitig an das Unternehmen zu binden.
Phase der Vorbereitung (Preboarding)
Die Vorbereitungsphase beinhaltet die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Diese Phase wird dementsprechend auch Preboarding genannt. Das Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sich um sie gekümmert wird.
Aufgaben für die HR-Abteilung
Die Abteilung der HR nimmt eine wichtige Rolle bei der Phase des Preboardings ein. Die Abteilung kümmert sich um die Zusendung wichtiger Unterlagen vor Antritt des neuen Jobs. Dazu gehören neben den Unterlagen über das Unternehmen auch Informationen über den Arbeitsbereich und Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung. Die HR kümmert sich auch um die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Allerdings ist es auch wichtig zu wissen, ob zum Beispiel ein Kindergartenplatz benötigt wird. Fragen Sie in welchem Zeitfenster der neue Mitarbeiter arbeiten kann, das ist je nach Beschäftigungsverhältnis anders. Außerdem sollte ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Legen Sie die Gesprächstermine für Feedback in den ersten drei Monaten fest. Gestalten Sie zudem den zukünftigen Arbeitsplatz und besorgen Sie alle Arbeitsmittel, die benötigt werden. Dazu gehören unter anderem Telefon, Telefonnummer, Mail-Account und Rechner – um nur einige zu nennen. Die Kollegen und alle anderen Beteiligten sollten über den neuen Mitarbeiter informiert werden.
Phase zur Orientierung
Die Orientierungsphase umfasst die Zeit vom ersten Arbeitstag bis ungefähr zum dritten Monat. Das Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben im Unternehmen einzuführen. Dabei soll er das Unternehmen, die Menschen und die Abläufe kennen und verstehen lernen. Dazu gibt es hier einen Überblick, was am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche nicht fehlen darf.
Erster Arbeitstag
Die Begrüßung und die Vorstellung des neuen Kollegen darf zu Beginn nicht fehlen. Dazu kommt, dass dem Kollegen ein Pate oder zumindest ein Ansprechpartner zur Seite gestellt wird. Denn wenn es einmal Unklarheiten oder Rückfragen gibt, dann weiß der Mitarbeiter, an wen er sich wenden kann. Der Ansprechpartner sollte jederzeit für Fragen und bei Anregungen für den Mitarbeiter da sein. Auch später noch ist die Kommunikation ein wichtiger Teil für die Integration.
Erste Arbeitswoche
In der ersten Arbeitswoche geht es vor allem um die Aufgabenverteilung. Erste Aufgaben werden an den neuen Mitarbeiter gegeben. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter nicht alleine gelassen wird. Die Unterstützung und der rege Austausch mit Kollegen ist dabei effizient. Außerdem muss der Ansprechpartner dem neuen Mitarbeiter immer zur Seite stehen, wenn Fragen aufkommen sollten.
Phase der Integration
Die Integrationsphase ist die längste Phase im Onboarding Prozess. Diese Phase dauert vom dritten bis zum sechsten und sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen.
Dabei geht es vor allem um die Integration der neuen Mitarbeiter. Dem neuen Mitarbeiter werden Schritt für Schritt immer mehr Aufgaben zugeteilt, um immer selbstständiger arbeiten zu können. Diese Phase unterstützt das Unternehmen durch beispielsweise gemeinsame Einführungsveranstaltungen oder Workshops. Auch wird der Mitarbeiter aktiv in das Team mit eingebunden. Dazu gehören Projekte und Arbeitsgruppen, bei denen mitgearbeitet werden kann. Der wichtigste Bereich der Integration sind die regelmäßigen Feedbackgespräche. Das ist gerade in der Anfangsphase wichtig, um dem Mitarbeiter den Einstieg zu erleichtern.
Remote Onboarding
In Zeiten von Corona, mit Social Distancing und Home-Office, wird der Prozess des Onboardings noch schwieriger als sonst. Viele Unternehmen stehen bei der Integration neuer Mitarbeiter deswegen vor einer ziemlichen Herausforderung. Da der persönliche Kontakt wegfällt, müssen Unternehmen auf das digitale Onboarding zurückgreifen. Wir haben hier einige Tipps für das Remote Onboarding gesammelt.
Virtuelle Integration vor dem ersten Arbeitstag
Virtuell ist alles ein wenig anders und möglicherweise auch komplizierter als unter normalen Umständen. Der erste Arbeitstag und die Einarbeitung muss deswegen noch intensiver erfolgen. Es ist schwieriger remote dem neuen Mitarbeiter bei seinen Aufgaben zu helfen, da das übliche “über die Schulter schauen” fehlt. Der kontinuierliche Austausch muss deswegen noch besser erfolgen. Auch die Kommunikation mit den Kollegen und die Integration erfolgt remote ebenfalls anders als üblich. Im Büro ist es einfacher, mit den Kollegen auf dem Gang oder in der Pause ins Gespräch zu kommen. Virtuell sieht das noch einmal anders aus. Team Meetings, aber auch Team Events sind wichtig, um die Integration zu fördern. Dabei steht auch die Kommunikation und die Beziehung der Mitarbeiter abseits vom Arbeitsalltag im Vordergrund.
Pate als Unterstützung
Wichtig ist, dass dem neuen Kollegen ein erfahrener Mitarbeiter als Pate zur Verfügung gestellt wird. Dieser kann dem Mitarbeiter die Aufgaben erklären, Hilfestellung leisten und auch Verständnisfragen beantworten. Bestimmte Rahmenbedingungen, wie regelmäßiger Austausch, sind dabei unersetzlich für die Einarbeitung. Am besten ist es dafür regelmäßige Meetings zu vereinbaren.
Um dem Mitarbeiter nötiges Wissen anzueignen oder auch zu vertiefen, ist es wichtig, das Angebot für E-Learning zu kommunizieren. Bestimmte Workflows für den Mitarbeiter sollten eventuell als Tutorials im Videoformat oder als Skript zur Verfügung gestellt werden.
Virtuelle Kaffeepause mit den Kollegen
Um dem neuen Kollegen den Einstieg in das Team zu erleichtern, kann auf Projektmanagement Apps zurückgegriffen werden. Sowohl Microsoft Teams als auch Zoom oder Discord sind bekannt Onlinedienste, die für die Projektplanung und den Remote Arbeitsalltag genutzt werden können. Bei Discord können zum Beispiel unterschiedliche Channel erstellt werden, um so auch visuell Arbeit von Pause zu trennen. Diese Unterscheidung hilft nicht nur bei der Einhaltung von Pausenzeiten, sondern macht es auch möglich sich dort eventuell gemeinsam auf einen Kaffee “zu treffen”. Das soll sozusagen den normalen Gang im Büro zur Kaffeemaschine ersetzen.
Fazit
Egal, ob normales oder Remote Onboarding, in Zeiten von Corona ist es wichtig umzudenken. Normale Einarbeitung ist dabei auf jeden Fall einfacher zu bewerkstelligen. Beim Remote Onboarding ist vor allem der Pate für den neuen Mitarbeiter von großer Bedeutung. Remote ist es schwieriger jemandem etwas zu erklären, weshalb die virtuelle Einarbeitung sicher länger dauern kann als gewöhnlich. Dabei sollten regelmäßige Meetings für den Austausch nicht fehlen. Auch die Interaktion mit den Kollegen ist schwieriger, weshalb Alternativen wie regelmäßige Teamevents unerlässlich sind. Die virtuelle Interaktion mit den Kollegen ist zu Beginn sicher gewöhnungsbedürftig, allerdings kann man sich dann noch mehr auf das persönliche Aufeinandertreffen freuen.
